Súdwest-Fryslân stopt papieren archief in versnipperaar

Súdwest-Fryslân digitaliseert het gemeentelijke archief. ANP

Súdwest-Fryslân gaat niet langer stapels papieren bewaren, maar stapt compleet over op digitaal archiveren.

Stapels papier komen er binnen bij Súdwest-Fryslân. Alleen bij sociale zaken gaat het jaarlijks al om ongeveer 40 strekkende meters aan documenten die moeten worden gearchiveerd.

De postkamer heeft het druk met het digitaliseren en registreren van alle stukken, die daarna als originele documenten worden opgeslagen in het archief. Ook de digitale versies worden opgeslagen.

Dat dubbel opslaan kost veel tijd en ruimte en levert volgens de ambtenaren geen enkele meerwaarde op. De gemeente wil er vanaf en bewaart in het vervolg alleen de digitale versie. Er worden geen fysieke dossiers meer gevormd.

Archivaris kan thuis werken

Voordeel is dat er minder opslagruimte nodig is. Er worden minder fouten gemaakt bij het bewaren, omdat er geen twee dossiers (papier en digitaal) meer zijn die aan elkaar gekoppeld en dus vindbaar moeten zijn. Nog een voordeel is dat de archiefambtenaar thuis kan werken.

Om de zaak zorgvuldig om te bouwen is een handboek opgesteld voor het vervangingsproces. Een van de kernpunten is dat alle originele papieren documenten na één jaar worden vernietigd. Er geldt een uitzondering voor specifieke documenten zoals bankgaranties.

Nieuws

Meest gelezen